سواد روابط عمومی یعنی هوشمندانه، مدبرانه و بصورت یکپارچه ارتباطات سازمان را با ذینفعان و مخاطبان درون سازمانی و برون سازمانی مدیریت کنیم.
البته مفهوم سواد روابط عمومی در عرصه ارتباطات و حوزه روابط عمومی ها هنوز خیلی شناخته شده نیست ولی قابلیت آن را دارد که همچون مفهوم سواد رسانه ای با سرعت فراگیر شود.
در ایران این مفهوم برای اولین بار در عنوان نهمین کنفرانس روابط عمومی حرفه ای و حرفه ایی گرایی ” سواد روابط عمومی و مدیریت شایعات سازمانی ” به طور رسمی مطرح شد و در مقالات کنفرانس و سخنرانی بدان اشاره گردید.
در حال حاضر ما با چندین نوع سواد در جهان مواجهیم (بیش از ۳۰ نوع مفهوم سواد مورد نیاز کشف شده و استانداردهای آنها تدوین شده است و حتی نظام های آموزش در حال گنجاندن آنها در دروس تحصیلی هستند) که معروف ترین آن ها عبارتند از :
سواد عمومی، سواد فرهنگی، سواد فناوری، سواد اطلاعاتی، سواد رسانه ای، سواد سیاسی، سواد اقتصادی، سواد هنری و سواد روابط عمومی که به تازگی مطرح شده و دلیل آن را می توان افزایش روز افزون اهمیت ارتباطات در عصر جدید برای سازمان و شرکت ها عنوان کرد. در واقع رسانه امروزه بیش از هر زمان دیگری یک منبع قدرت است و توانایی تعامل با رسانه های جمعی و مدیریت رسانه های سازمان یک ضرورت انکار ناپدیر است.
به همین دلیل شاهدیم که چشم انداز مطلوب در کشورهای پیشرفته افزایش سواد شهروندان و این مفهوم که سواد نیز به مرور زمان سیر تخصصی خود را طی کرده است. لذا امروزه با مفهوم چند سوادی در جامعه مواجه هستیم. چرا که همراه با تغییر و تحولات و پیشرفت ها آن هم با سرعت سرسام آور مقوله سواد نیز مدام در حال تغییر و پویایی و تکامل است.
با این ترتیب در عصر ارتباطات که ارتباط با مخاطبان تعاملی است و مخاطب هم صدا دارد، خودش رسانه است و قابلیت تولید خبر و واکنش نشان دادن به اخبار را دارد، ضروری است
روابط عمومی به رسالت ذاتی خود بهتر عمل نموده و برآیند آن توانمندی و حفظ خوشنامی سازمان و رسیدن به اهداف سازمانی با کمترین هزینه و خسارت است.
مولفه های سواد روابط عمومی
مدیریت و رهبری کارکنان (مهارت مدیریتی) – برآورد شرایط محیطی سازمان – برآورد شرایط داخلی سازمان – توانایی تدوین راهبرد رسانه ای برای سازمان – طراحی فرایند نیاز سنجی، افکار سنجی و واکنش سنجی – برنامه نویسی و بودجه بندی – سواد رسانه ای – شیوه های کارگروهی و تیم ورک / انسجام بخشی به فعالیتها – آشنایی به تکنیک های تبلیغاتی، طراحی شعار و برندسازی
بنابراین روابط عمومی ها به عنوان پرچمداران پیشرفت جامعه و پیش تازان عرصه های مختلف درکشور میبایست خود را آماده برای تحقق افق چشم انداز از سویی برای درود به جامعۀ دانایی و حضور پر رنگ در جامعه جهانی و اطلاعاتی نمایند. سواد روابط عمومی نوعی درک متکی به مهارت های رسانه ای، فناوری های اطلاعاتی و ارتباطی است که بر پایه آن می توان در هزاره دانایی که ارتباط با مخاطبان تعاملی است به رسالت ذاتی خود بهتر عمل نموده و برآیند آن توانمندی، هوشمندی و یکپارچگی است.
روابط عمومی ها الگوی علمی و سواد جامعه هستند نیازمند فراگیری سواد روابط عمومی که همانا اعم است از سواد عمومی و فناوری و رسانه ای و اطلاعاتی و فرهنگی می باشد تا بتوان از این طریق به روابط عمومی آرمانی نائل آمد و هم در رشد و توسعه کشور سهیم شد. به طور کلی سواد روابط عمومی مجموعه ای از مهارت هاست که با بهره گیری از سواد فرهنگی، سواد رسانه ای، سواد فناوری، سواد اطلاعاتی و سواد ارتباطاتی زمینه را برای ورود به جامعه اطلاعاتی و هزاره دانایی فراهم می سازد.
معرفی چند نقطه ضعف در روابط عمومی و راهکار خروج از آن
۱ -شناسایی نیروهای فاقد انگیزه یا مهارت کافی، طرد آن ها و استخدام کارکنان جدید با توجه به نیازهای واحد روابط عمومی و به حداکثر رساندن کارایی
۲ -نظارت بر فعالیت کارکنان برای اطمینان از تداوم فعالیت های مثبت و در جهت رسیدن به اهداف روابط عمومی
۳ -اطمینان از اجرای وظایف و فرایندها بر اساس برنامه سالانه روابط عمومی
۴ -منفعل بودن و کارها را به گذشت زمان سپردن یکی از آسیب های جدی است که در روابط عمومی ها به وفور دیده می شود. تحقیق و تجزیه و تحلیل عوامل مختلف رسمی
و غیر رسمی موثر بر شرایط داخلی سازمان از جمله فرهنگ سازی، راهبردها، ساختار تصمیم سازی و تصمیم گیری
۵ -چه کسانی در سازمان در مواقع لازم و بحرانی باید عکس العمل نشان دهند، این عکس العمل چگونه باید باشد؟
۶ -روابط عمومی باید بطور مداوم تهدیدها را از سازمان دور کند و آن ها را به فرصت تبدیل نماید. مدیران میانی اگر نادیده گرفته شوند، مدیران اصلی را به طرق مختلف دور خواهند
زد.
۷ -مدیرانی که تملق و چاپلوسی را دوست دارند، اطرافشان پر می شود از چنین افرادی، این وضعیت درست مثل بیماری سرطان در نهایت سازمان را نابود می کند.
۸ -با نگاه پژوهشی باید درک کنیم مردم چه می گویند و چه می خواهند. باید شم خبری قوی داشته باشید. به نظر سنجی اکتفا نکنید، افکار سنجی و واکنش سنجی هم انجام
دهید. مشکل اینجاست که روابط عمومی ها، واحدی برای تحلیل داده ها و باز خوردها ندارند.
۹ -شایعه آن چیزی است که ما آن را دوست نداریم. شایعه یعنی؛ یک کلاغ، چهل کلاغ –شایعه شکلی از افکار عمومی است، پس قدرت دارد. شایعه ریاکاری در گفتار است .
شایعه اخبار سمی است. شایعه ابزار مبارزه با قدرتمندان هم هست، خصوصا برای اقشار ضعیف و در حاشیه – شایعه درون سازمانی اهداف سازمان را هدف قرار می دهد و موجب
کاهش روحیه و اعتماد کارکنان می شود. دقت کنید هر بحرانی، مادر بی نهایت شایعه است و خود بحران نتیجه عدم آمادگی و برنامه ریزی است. شایعه یک واقعیت است و
هیچگاه از بین نمی رود.
۱۰ -یکی از راهبردهای زمینه ای برای مدیریت شایعات این است که به مدیران بگوئیم هر چقدر می توانند کمتر حرف بزنند و اظهار نظر کنند. باید سعی کنید روحیه انتقادپذیری مدیران را بالاتر ببرید.
۱۱ -اگر می خواهید شایعه شکل نگیرد، شفاف سازی کنید نه پنهان کاری، اگر از کار خود و اخباری که منتشر می کنید، بازخورد ندارید، به معنای این است که شما اصلا کار نمی کنید. سازوکاری برای شناسایی دغدغه های کارکنان سازمان ایجاد کنید.
برخی از نتایج مثبت سواد روابط عمومی
از نتایج سواد روابط عمومی می توان به تفاهم با رسانه ها، زمینه سازی برای نقد منصفانه، ترویج معلومات روابط عمومی در میان حلقه مدیران و مدیریت شایعات سازمانی اشاره کرد. باید از سواد روابط عمومی برسیم به نقشه راه و مدیریت شایعه، تولید محتوا کلا به هوشمندی مخاطب کمک می کند.
یکی از نتایج سواد روابط عمومی، اقدامات موثر در تعالی سازمانی، توسعه فرهنگ قدردانی و قدرشناسی در سازمان است. فرهنگ سازمانی حاصل رفتارها و واکنش های مدیران است.
هر سازمانی به توسعه رفتار سازمانی مثبت و شادابی سازمان به شدت نیاز دارد، پس بستر آن را فراهم و به گونه های مختلف سعی کنید شادابی در میان کارکنان افزایش یابد به طوری که حتی اعضای خانواده کارکنان نیز نسبت به سازمان تعلق خاطر و اعتماد عاطفی پیدا کنند.
استفاده از افراد توانمند، خالق و با انگیزه در روابط عمومی نشان از برخورداری از سواد روابط عمومی دارد، با اینکار همیشه بر چالش ها و بحران ها فائق می شوید. نیروهای انسانی ناکارآمد بالاترین خطر برای واحد روابط عمومی هستند. برخی از مدیران دچار نگاه تک بعدی و زندگی در حباب هستند و به اثر بخشی فکر نمیکنند. به بهانه محرمانگی، مردم را از دانستن و آگاهی محروم کردیم، در نتیجه مسئولین ما جزو انتقاد ناپذیرترین افراد جامعه هستند.
برگزاری جلسه مهم و یا آموزشی برای پرسنل روابط عمومی نیز نشان از هوشمندی و داشتن سواد روابط عمومی دارد، حتما از مدیران هم برای شرکت در آن دعوت کنید، دانش مدیران ما در حوزه روابط عمومی کم است. تکنیک روابط عمومی جدید، باورپذیر کردن افکار عمومی است.بهترین روش، ترکیب همه روش هاست.
